1. Aplicación y marco regulatorio
La presente Política de Privacidad ha sido elaborada con el fin de garantizar el respeto integral de los derechos y las garantías en materia de privacidad de los titulares cuyos datos personales son objeto de tratamiento en SIPAF, en observancia estricta de las garantías previstas en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, que contemplan el marco general de protección de datos personales en Colombia.
Dado que SIPAF apoya la gestión de casos de las Comisarías de Familia, esta Política se articula además con la Ley 1098 de 2006 (Código de la Infancia y la Adolescencia), la Ley 294 de 1996 y la Ley 1257 de 2008 sobre prevención y sanción de la violencia intrafamiliar y de género, y demás normas que regulan las funciones administrativas de las Comisarías de Familia.
Esta Política aplica a los datos personales proporcionados a Softcomputo Ltda. por ciudadanos, denunciantes, víctimas, presuntos agresores, familiares, funcionarios de las Comisarías de Familia y demás personas naturales o jurídicas que interactúan con la plataforma SIPAF, y que, de conformidad con la normativa vigente, sean susceptibles de tratamiento.
Softcomputo Ltda. reconoce que los datos personales constituyen un derecho fundamental de los titulares y únicamente hará uso de ellos para las finalidades previamente autorizadas por el titular o habilitadas por la ley. Se exceptúan de lo anterior los eventos expresamente previstos en el artículo 2 de la Ley 1581 de 2012, así como en las normas que la modifiquen, deroguen o sustituyan.
2. Objetivo
Establecer la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales a través de la adopción de criterios para la recolección, almacenamiento, uso, transferencia, circulación y supresión de los datos personales suministrados por ciudadanos, víctimas, denunciantes, presuntos agresores, familiares, funcionarios y demás personas naturales o jurídicas que sean tratados por Softcomputo Ltda. en el marco de la operación de la plataforma SIPAF para las Comisarías de Familia, de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
3. Alcance
Esta Política aplica a la información personal que se obtenga en el desarrollo de los procesos gestionados a través de SIPAF, incluyendo, entre otros, los módulos de recepción y radicación de casos, calendario y citaciones, valoración jurídica, valoración psicológica, valoración e intervención de trabajo social, planes de atención integral (PLATIN), Registro de Deudores Alimentarios Morosos (REDAM), generación y firma de documentos (informes, autos, resoluciones, constancias y actas), carga documental y el módulo de inteligencia territorial, así como al uso de la plataforma por parte de los roles de Administrador, Comisario, Secretario, Recepcionista, Abogado, Psicólogo, Trabajador Social y Policía, y demás entidades vinculadas (Fiscalía, Personería, ICBF, entre otras).
4. Definiciones
Se entiende por:
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular, mediante la cual se le informa sobre las políticas de tratamiento aplicables, la forma de acceder a ellas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a sus datos personales.
- Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible, tales como los relativos al estado civil, la profesión u oficio y la calidad de comerciante o servidor público.
- Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, y los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
- Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
- Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Transferencia: ocurre cuando el responsable y/o encargado del tratamiento, ubicado en Colombia, envía la información a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
- Transmisión: tratamiento de datos personales que implica su comunicación dentro o fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
5. Titulares de la información
Para efectos de esta Política se entenderán como titulares de datos personales las personas naturales que interactúan con la plataforma SIPAF, entre ellas:
- Ciudadanos que radican un caso ante una Comisaría de Familia, ya sea como denunciantes o solicitantes.
- Víctimas, presuntos agresores y demás actores vinculados a un caso (audiencias, diligencias, procesos REDAM, entre otros).
- Familiares y otras personas relacionadas con un caso, cuando su información sea diligenciada como parte del expediente.
- Niñas, niños y adolescentes cuyos derechos sean objeto de un Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos (PARD) u otros trámites de competencia de la Comisaría de Familia.
- Funcionarios de las Comisarías de Familia y entidades vinculadas que usan la plataforma bajo alguno de sus roles (Administrador, Comisario, Secretario, Recepcionista, Abogado, Psicólogo, Trabajador Social, Policía).
6. Autorización
Softcomputo Ltda. requiere la autorización previa, informada y expresa del titular, la cual será obtenida por medios escritos, físicos o electrónicos, de tal manera que pueda ser objeto de consulta posterior. Al solicitar la información al titular se debe informar de manera clara la finalidad para la cual se recaudan los datos personales, el tratamiento al cual pueden ser sometidos, sus derechos y los medios para ejercerlos, y la facultad de autorizar o no el tratamiento en caso de datos sensibles.
No se requiere autorización del titular cuando se trate de: responder a una orden judicial o a la solicitud de una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; datos relacionados con el registro civil de las personas; y datos de niños, niñas y adolescentes, cuyo tratamiento se sujeta a lo previsto en la sección siguiente.
7. Tratamiento de datos sensibles y de menores de edad
SIPAF gestiona casos de competencia de las Comisarías de Familia que, por su naturaleza, involucran categorías especiales de datos: información sobre hechos de violencia intrafamiliar, de género o contra el adulto mayor; valoraciones e informes psicológicos y de riesgo; informes sociofamiliares; grupo étnico y pertenencia a organizaciones de derechos humanos; y, en los casos de Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos (PARD), datos de niñas, niños y adolescentes.
El tratamiento de estos datos se limita estrictamente a las finalidades legales de protección, verificación jurídica, atención psicosocial y restablecimiento de derechos que corresponden a las Comisarías de Familia, con las medidas de seguridad reforzadas descritas en esta Política.
La autorización para el tratamiento de los datos personales de menores de edad debe realizarse bajo la facultad de los padres de familia o representantes legales del menor, salvo en los casos en que la ley faculte a la Comisaría de Familia para actuar directamente en garantía del interés superior del niño, niña o adolescente, conforme a la Ley 1098 de 2006.
8. Derechos del titular
El titular tendrá derecho a:
- Conocer, rectificar y actualizar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo los casos exceptuados por la ley.
- Ser informado sobre el uso que se le da a sus datos personales.
- Presentar consultas e interponer quejas ante Softcomputo Ltda. y ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Solicitar la revocatoria de la autorización y/o la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder de manera gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
9. Deberes del titular
El titular debe garantizar la veracidad de la información que proporciona a través de SIPAF y actualizarla de manera oportuna. En caso de falsedad en la información suministrada, Softcomputo Ltda. se exime de cualquier responsabilidad derivada de dicha inexactitud.
10. Responsable del tratamiento
- Responsable
- Softcomputo Ltda.
- NIT
- 900.317.050-5
- Dirección
- Villa del Sol Mz C Lote 11, Cartagena de Indias, Colombia
- Teléfono
- 6813751
- Celular
- 3015343505 – 3168152847
- Sitio web
- https://www.softcomputo.com.co/
- Correo
- gerencia@softcomputo.com.co
El responsable se compromete a proceder bajo los lineamientos normativos para garantizar, en la medida de lo que le corresponde, el ejercicio de los derechos de los titulares de los datos personales tratados a través de SIPAF, en su calidad de desarrollador y operador tecnológico de la plataforma al servicio de las Comisarías de Familia.
11. Tipo de información registrada en SIPAF
Para la gestión de los casos, SIPAF recolecta y conserva, entre otros, los siguientes datos:
| Categoría | Ejemplos de datos |
|---|---|
| Identificación | Nombre completo, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, sexo, nacionalidad, grupo poblacional |
| Contacto y ubicación | Teléfono, correo electrónico, ubicación de vivienda, barrio, dirección de residencia |
| Socioeconómicos | Ocupación, información de familiares, contexto social |
| Del caso | Tipo de petición (PARD, violencia de género, violencia contra adulto mayor, orientación de derechos, inscripción REDAM, entre otros), forma de maltrato reportada, descripción de los hechos, actores vinculados (denunciante, víctima, presunto agresor) |
| Sensibles | Grupo étnico, pertenencia a asociaciones de derechos humanos, informes de valoración psicológica, valoración de riesgo e integridad, informes sociofamiliares |
| REDAM | Tipo de relación con el solicitante, dirección del notificante y del deudor, tipo de trabajador, declaración de renta, cuotas y acuerdos, meses incumplidos |
| Documentales | Evidencia cargada (PDF, DOCX, imágenes o videos), actas, autos, resoluciones, constancias y demás documentos generados o firmados en la plataforma |
| De la plataforma | Usuario y rol asignado, historial de citaciones y agenda, firma electrónica para la suscripción de documentos |
12. Finalidades del tratamiento
Softcomputo Ltda. utiliza la información registrada en SIPAF para:
- Apoyar a las Comisarías de Familia en la radicación, valoración, seguimiento y cierre de los casos de su competencia.
- Elaborar informes de verificación jurídica, valoración psicológica e intervención de trabajo social, planes de atención integral (PLATIN) y valoraciones de riesgo e integridad.
- Gestionar el Registro de Deudores Alimentarios Morosos (REDAM) y los procesos asociados.
- Programar y confirmar citaciones, audiencias, diagnósticos y seguimientos.
- Generar, firmar y archivar informes, autos, resoluciones, constancias y actas.
- Administrar usuarios, roles, entidades y comisarías dentro de la plataforma.
- Producir estadísticas e información de inteligencia territorial para apoyar la toma de decisiones de las Comisarías de Familia, siempre sobre información agregada o anonimizada cuando la finalidad no requiera datos identificables.
- Atender los fines administrativos, de auditoría y de soporte técnico necesarios para el funcionamiento de la plataforma.
Softcomputo Ltda. no vende la información de los titulares ni la comparte sin autorización o habilitación legal.
Parágrafo: los datos recolectados en virtud de la autorización dada por el titular, o de la habilitación legal aplicable, podrán ser compartidos con la Comisaría de Familia competente y con las entidades vinculadas al caso (Policía Nacional, Fiscalía General de la Nación, Personería, ICBF, entre otras), para los fines propios del trámite, seguimiento y protección de derechos a cargo de dichas entidades.
13. Transferencia y transmisión de datos personales
Softcomputo Ltda. cumple con lo establecido en el artículo 26 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y se abstiene de transferir datos personales de los titulares a otros países que no cuenten con iguales o superiores estándares de protección. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:
- Información respecto de la cual el titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
- Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
- Transferencias necesarias para el cumplimiento de las funciones legales de las Comisarías de Familia o para la ejecución de los servicios prestados a través de SIPAF.
14. Negativa al tratamiento de la información
Si el titular considera que Softcomputo Ltda. no debe utilizar o compartir su información personal para las finalidades aquí recogidas, o no desea recibir materiales informativos, debe escribir al correo electrónico gerencia@softcomputo.com.co manifestando su negativa, o hacerlo por escrito a la dirección Villa del Sol Mz C Lote 11, Cartagena de Indias, Colombia. Lo anterior sin perjuicio de los tratamientos que resulten obligatorios en virtud de las funciones legales de la Comisaría de Familia respectiva.
15. Consultas y reclamos
Consultas
Las consultas realizadas por el titular o sus causahabientes serán atendidas por Softcomputo Ltda. en un término de diez (10) días hábiles a partir del recibo de la solicitud, prorrogable por un término máximo de cinco (5) días hábiles.
Reclamos
El titular o sus causahabientes que consideren que su información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en esta política, podrán presentar un reclamo ante Softcomputo Ltda., bajo las siguientes reglas:
- El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a Softcomputo Ltda., por correo convencional a Villa del Sol Mz C Lote 11, Cartagena de Indias, Colombia, o por correo electrónico a gerencia@softcomputo.com.co, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y los documentos que se quieran hacer valer.
- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, prorrogable por un término máximo de ocho (8) días hábiles.
- Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento el solicitante no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
- Antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, el titular debe tramitar inicialmente su reclamo con Softcomputo Ltda. a través de los medios y canales dispuestos para tal fin.
16. Tratamiento de la información con terceros
La recolección, uso, circulación y supresión de datos personales a través de SIPAF tienen como fin el desarrollo de los procesos propios de la gestión de casos de las Comisarías de Familia y de las demás actividades afines a la operación de la plataforma.
En los casos en que no exista mandato legal que lo supla, Softcomputo Ltda. solicitará autorización al titular cuando los datos deban suministrarse a terceros distintos de la Comisaría de Familia y las entidades vinculadas al caso, siguiendo el procedimiento descrito en la ley.
Cuando para el cumplimiento de sus fines Softcomputo Ltda. requiera contratar servicios prestados por terceros (por ejemplo, de infraestructura tecnológica o soporte), la información que pueda contener datos de los titulares se trasladará únicamente bajo la suscripción de cláusulas de confidencialidad y privacidad que salvaguarden la intimidad del titular y el cumplimiento de los deberes legales y constitucionales aplicables.
17. Confidencialidad y seguridad de la información
Para Softcomputo Ltda. la confidencialidad es un principio ético fundamental en el desempeño de sus procesos institucionales. Por tratarse de información especialmente sensible por su relación con casos de violencia, protección de menores y demás asuntos de competencia de las Comisarías de Familia, Softcomputo Ltda. adopta medidas técnicas, humanas y administrativas reforzadas para garantizar la protección de la información frente a un mal uso o acceso injustificado, asegurando su manejo únicamente por parte de personas autorizadas según el rol asignado dentro de la plataforma (Administrador, Comisario, Secretario, Recepcionista, Abogado, Psicólogo, Trabajador Social o Policía).
Softcomputo Ltda. promueve herramientas de capacitación y entrenamiento a los funcionarios usuarios de SIPAF para el cumplimiento de esta política y evitará la adulteración, pérdida o uso no autorizado de la información.
18. Modificaciones y vigencia
Softcomputo Ltda. se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento y notificará a los titulares sobre cualquier cambio, con la actualización del contenido en la página web, la plataforma SIPAF y los documentos que la incluyan.
Los titulares de la información que reposa en las bases de datos de SIPAF aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme a los términos del presente documento, y Softcomputo Ltda. podrá continuar realizando el tratamiento para las finalidades descritas si no ejercen su derecho de revocar o suprimir dicha autorización.
Las autorizaciones de los titulares podrán terminar por voluntad de los mismos en cualquier momento, salvo en aquello que corresponda a tratamientos habilitados directamente por la ley en el marco de las funciones de la Comisaría de Familia. Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento se comunicará de forma oportuna a los titulares a través de los medios habituales de contacto y del correo electrónico registrado. Para los titulares sin acceso a medios electrónicos, se comunicará a través de avisos abiertos en el sitio web o en la sede de Softcomputo Ltda. Las comunicaciones se enviarán como mínimo diez (10) días antes de implementar las nuevas políticas y/o su actualización sustancial.